Har du en regnskapsfører som følger med i tiden? Eller betaler du for unødvendig manuelt arbeid og gammeldagse prosesser? Får du hjelpen du trenger for å vokse, bedre bunnlinjen og styrke likviditeten?

I denne artikkelen får du vite mer om hvordan regnskapsbyråer fungerer på innsiden. Jeg gir deg også noen råd om hvilken diskusjon du bør ta med regnskapsføreren din, og spesifikt hvilke spørsmål du må stille din regnskapsfører. Det kan spare selv små bedrifter for betydelige beløp.

Regnskapsbransjen og regnskapsførsel gjennomgår de samme, store endringene som for tiden pågår i mange bransjer og industrier. Digitalisering kalles det gjerne, når programvare og systemer tar over manuelt arbeid og ditto prosesser.

I regnskapsbransjen ser vi dette blant annet ved at systemleverandørene nå kommer inn og «roter det til». Noen av dem reklamerer med at regnskapet kan gå på autopilot. Det kan det ikke, men mange prosesser og funksjoner kan automatiseres. Det er eksempelvis ingen grunn til å sitte og bokføre manuelt.

IT er ofte ikke et strategisk satsingsområde for regnskapsbyråer
Hvordan kjenne igjen et gammeldags regnskapsbyrå

Hvordan oppdager du så om regnskapsbyrået jobber på gammeldagse måter?

Et tradisjonelt regnskapsbyrå bokfører utgifter og inntekter manuelt. Gamle rutiner følges, uten at noen vurderer forbedringspotensialet som ligger i å utnytte systemene.

IT er ofte ikke et strategisk satsingsområde for regnskapsbyråer. Får man et nytt IT-verktøy som forenkler prosesser, utnytter de ofte ikke systemene fullt ut. De ansatte i et tradisjonelt regnskapsbyrå vegrer seg for å sette seg inn i nye systemer. De vil helst jobbe med det de er vant til.

I den virkelige verden er det snart slutt på tiden der man trenger å bokføre manuelt. Stadig flere prosesser automatiseres i de moderne regnskapssystemene, som automatisk fakturamottak med kontering og bokføring og avstemming av bankkonto. Dermed forsvinner noen av de tradisjonelle arbeidsoppgavene på regnskapskontorene.

Disse rådgivende tjenestene bør et moderne regnskapsbyrå ha på menyen
  • Personaladministrasjon/HR
  • Finansiell rådgivning
  • Likviditetsoptimalisering
  • Valutabinding og innkjøp av råvarer
  • Innkjøp
  • Selskapsstruktur
  • Systemløsninger 
Små bedrifter snubler i lovkrav

Mens behovet for bilagsføring egentlig er i ferd med å elimineres, er behovet for hjelp til å drive en bedrift i henhold til enhver tid gjeldende lover og regler fortsatt absolutt til stede, og kanskje enda mer nå enn før.

Vår erfaring er nemlig at det er tøft for de fleste bedrifter å holde seg kontinuerlig oppdatert på alle mulige lover og regler som gjelder når man driver bedrift. Dette går langt utenpå hva det innebærer å føre regnskap. Hvilke lovkrav, formkrav, retningslinjer og kvalitetssikringsrutiner må følges og dokumenteres?

Selv om mange av disse formalitetene kan, og bør, oppfylles gjennom automatiske prosesser og prosedyrer i et IT-system, er behovet for rådgivning fortsatt tilstede.

Myndighetene gjør utstrakt kontroll av bedrifter

Og for de som tenker å håndtere alt selv, er det også greit å vite at det offentlige også har brukt astronomiske summer for å automatisere kontroller, identifisere avvik og frigjøre ressurser til utstrakt kontroll. Dette innebærer at det stilles høyere krav til bedriftens regnskap, som igjen medfører større krav til dokumentasjon og kvalitetskontroll av arbeidet regnskapsfører utfører.

Trenger gode råd

Den største endringen i regnskapsførerbransjen går etter vårt skjønn på rådgivningskompetanse. De gode regnskapsførerne har utviklet seg bort fra å være bilagspunchere og over til å bli bedriftsrådgivere og totalleverandører innen backoffice-tjenester.

De tar større ansvar for kunden, forstår bedriften og kan bransjen. Det kan for eksempel dreie seg om rådgivning innen håndtering av personalsaker, som ansettelser, oppsigelser, ferie, sykdom, eller innfordring, skatt, anskaffelser, og mye annet.

Dette er et regimeskifte, anført av systemleverandørene og ikke minst offentlig sektor. Se listen under med hvilke rådgivende tjenester et moderne regnskapsbyrå bør ha på menyen. Ikke alle regnskapsbyråer vil klare å henge med i denne utviklingen. Den vegringen mange byråer har for å skifte til moderne systemer og investere i rådgivningskompetanse er den største utfordringen.

Man er ikke lenger primært en regnskapsfører, men heller en controller og rådgiver, som sikrer at bedriften både opptrer i tråd med et lovverk som stadig endres, og man hjelper til med å se muligheter. Gode regnskapsbyråer hjelper kundene sine til å bruke regnskapet som et verktøy. De gjør regnskapet mer interessant for bedriftseierne.

Kjenner du deg igjen?

Mange bedrifter leverer regnskapet i henhold til lovpålagte frister – og så får man ikke noe mer tilbakemelding rundt det. Noen gjennomgår årsregnskapet, men går ikke dypere inn på tallene. Analysedelen av regnskapet er sjelden til stede hos regnskapsfører, da mange er vant til at de gode rådene får man hos revisor.

Tidligere har regnskapsbyråer bare sett på regnskapet og kun det. Nå må man se utover de rene tallene. Man må bli mer proaktiv og interessert i kundens bedrift og tilby komplementære tjenester som naturlig henger sammen med regnskapet. Alternativet er at man blir gammeldags selv – og det er det snart ingen som har råd til lenger…

Sjekkliste: Spørsmålene som du bør stille din regnskapsfører
  • Kan dere tilby løsninger som er ressurs og kostnadsbesparende for meg?
  • Vil løpende bokføring gi meg bedre oversikt?
  • Kan vi forenkle og forbedre nåværende rutiner?
  • Kan dere tilby andre typer /komplementære tjenester som forenkler driften for meg?
  • Kan dere tilby/gi meg informasjon om andre regnskapssystemer som kan passe min drift bedre?
  • En overgang til inngående EHF faktura, medfører fort en besparelse i snitt på minimum 40 kr. pr. faktura. Benytter vi det?
  • Har du nødvendige fullmakter for å spare tid?
  • Har dere IT kompetanse internt, eller er dere avhengig av eksterne IT-konsulenter?
Noe for dere?

Lurer du på noe rundt skybaserte systemer eller kanskje bare er nysgjerrig på hvor mye tid og kostnader du kan spare? 

Eller har dere andre ting dere ønsker å forbedre som dreier seg om regnskap, faktura, lønn og lignende?

Ring gjerne Stian Karlsen på tlf 91 24 33 69 i dag for en uformell prat eller for å avtale et møte.