Alt du trenger å vite om fakturering

Fakturering handler om krav til dokumentene, om veien fra ordre til faktura, om bokføring og samspill med regnskapet og – mest av alt – kundebehandling og bedre likviditet i bedriften. 

Krav til dokumentene – både papirfaktura og elektronisk faktura

Vi begynner med å gjengi kravene til en faktura som følger av norsk lov, slik Brønnøysundregistrenes portal Altinn beskriver dem.  

Det er kun to måter å utstede en faktura på, skriver Altinn:

• Bruke et fakturaprogram hvor fakturanummer tildeles maskinelt, eller
• Bruke fakturablanketter med påtrykte fakturanummer fra trykkeri. Her må også foretaksnavn og organisasjonsnummer fremkomme
  
  

Altinn sier at fakturaen ellers må inneholde:

• Dato for salget
• Selgers navn og organisasjonsnummer
• Bokstavene MVA etter organisasjonsnummeret hvis du er registrert i Merverdiavgiftsregisteret
• Kjøpers navn og adresse eller organisasjonsnummer
• En klar beskrivelse av varen eller tjenesten
• Tidspunkt og sted for levering av varen eller tjenesten
• Pris med MVA spesifisert i norske kroner
• Total pris
• Betalingsfrist

Vi vil av erfaring legge til følgende:

• Ordet «Foretaksregisteret» må fremkomme på dokumentet, aller helst på samme linje som organisasjonsnummeret og MVA. 
• Dersom salgene er både mva-pliktige og mva-frie salg må du spesifisere dette på egne linjer. 
• Dersom dere har ulike mva-satser skal dette også spesifiseres på egne linjer i fakturaen
• Skatteetaten krever en presis og komplett beskrivelse av «ytelsens art og omfang». Det betyr at for eksempel «diverse arbeid» og «oppdrag iht. avtale» ikke er nok. Bruk i stedet enheter som antall, timer, kilo, liter og meter. 
• Ta med relevante vedlegg, f.eks. varespesifikasjoner, pristilbud/ordre, pakkseddel eller følgeskriv. 

Korrekt ordreinngang reduserer risikoen drastisk for at faktura ikke blir betalt i tide!

EHF og eFaktura: Elektronisk fakturering i B2B og B2C

Fakturamottakere i Norge er vant til selv å velge betalingsmåte. Som privatpersoner har vi som oftest valget mellom papirfaktura, eFaktura, AvtaleGiro og Vipps – eller med kort eller ApplePay når leveransen kommer på døra. Ofte endrer betalingsmåte underveis dersom det er snakk om gjentagende transaksjoner. Bedrifter har færre valg: Papir, PDF (i e-post) og EHF.

I ADB Regnskap er vi opptatt av at våre regnskapskunder enkelt skal kunne velge fremtidsrettede løsninger – også for fakturering. Heldigvis, aldri før har det vært enklere for selv de minste bedriftene å fakturere elektronisk. Samtidig er det flere og flere større bedriftskunder som krever elektronisk faktura, og privatpersoner som får elektronisk faktura betaler som regel raskere enn når de får papirfaktura i postkassen. 

Rent teknisk: Elektronisk fakturering er et samlebegrep som innebærer at bedriften sender standardiserte og elektroniske fakturaer. Dette innebærer at dokumenter sendes direkte inn til systemene som mottakerne bruker, og det må for all del ikke forveksles med å sende faktura som vedlegg til e-post – en PDF-fil har ikke mange smarte egenskaper. Når du sender en elektronisk faktura kan du alltid være sikker på at den kommer frem, og at den ikke inneholder feil.

Privatpersoner som får elektronisk faktura betaler som regel raskere enn når de får papirfaktura i postkassen.

Hva er forskjellen på EHF og eFaktura? 

Både EHF og eFaktura er eksempler på elektronisk fakturering. eFaktura er beregnet på privatkunder, og når du sender en eFaktura kommer den ferdig utfylt inn til nettbanken og/eller Vipps-appen til kundene dine. Det eneste mottakeren av en eFaktura trenger å gjøre er å bekrefte betalingen. AvtaleGiro er en avtale mellom kjøper og banken, og er ikke relevant for deg som bedrift når du sender en faktura.  

EHF er en forkortelse for «elektronisk handelsformat» og gjelder kun for bedriftsmarkedet. Det er en måte å sende elektroniske fakturaer rett i regnskapssystemet til offentlige og private bedriftskunder. Som bruker av eksempelvis Tripletex kan du sende (og selvsagt motta) EHF-fakturaer direkte fra Tripletex. Det er enkelt å gjøre det selv, men du kan også få hjelp fra oss i ADB Regnskap i Asker – enten til opplæring eller på permanent basis. 

eFaktura 2.0 og Vipps eFaktura: Enklere å bruke når dere fakturerer private 

Før har det vært nødvendig for dere som bedrift å inngå en særskilt avtale med hver enkelt privatkunde om å motta eFaktura. Det innebærer at håndverkere og andre som leverer prosjekter ikke har hatt praktisk nytte av dette formatet. Dette endret seg radikalt i 2019. 

Med eFaktura 2.0 er det blitt mye enklere å fakturere privatpersoner med eFaktura. Nå kan hver enkelt av oss inngå en avtale i nettbanken om at vi kan motta eFaktura fra alle godkjente utstedere. Det betyr at du som privatperson ikke trenger å inngå en særskilt avtale med hver utsteder. Dette har flertallet av oss allerede gjort. 

eFaktura 2.0 innebærer at dere som bedrifter som selger til privatpersoner kan matche egne kundelister med basen som har sagt «ja til alle». Her gjør bedriften oppslag mot kundens navn, telefonnummer og e-post. 

Mulighetene er blitt ytterligere forbedret med Vipps eFaktura. Alle regninger som før gikk via kanalene eFaktura og Vipps Regning er blitt tilgjengelige som Vipps eFaktura. For betalende privatkunde blir faktura tilgjengelig i alle betalingsflater som er koblet til løsningen. Forbrukerne velger selv om de vil betale sine digitale regninger gjennom Vipps, nettbank, mobilbank eller andre tilknyttede løsninger.

Alt dette får positive effekter både for likviditeten i bedriften og for kundeopplevelsen. Fordi, kundene får færre purringer (ingen god kundeopplevelse) når flere fakturaer ligger klare til betaling i nettbanken, ferdig utfylt med mottaker, KID, beløp, kontonummer og forfallsdato. Og dere får bedre likviditet når flere betaler i tide, samtidig som dere får en mer effektiv og rimeligere utfakturering.

Enkelt i Tripletex

For å aktivere de ulike elektroniske fakturaformatene i Tripletex, går du inn på «Vår kundeside» og aktiverer dem helt kostnadsfritt. Når du sender ut en faktura kan du velge om du ønsker å sende ut fakturaen per e-post, EHF, med tradisjonell eFaktura eller Vipps eFaktura.

Ønsker dere å sende EHF-fakturaer til bedriftskunder, kan dere sjekke om de er registrert i ELMA-registeret, som er en forutsetning for å motta EHF: http://anskaffelser.no/e-handel/artikler/mottakere-i-elma. Du kan også foreta søk direkte i Tripletex, som er linket mot Brønnøysund, når du første gang oppretter en kunde. 

Det finnes en del myter når det gjelder EHF, for eksempel at det er dyrt, at det er kun for store virksomheter og at det er få bedrifter som bruker EHF. Ingenting av dette stemmer, noe du kan lese mer om i denne saken fra et av landets ledende miljøer på EHF og fakturering, Compello. 

Kostnadene ved tradisjonell fakturering

Har du noen gang tenkt på hva det koster dere å fakturere på gamlemåten? Altså å sende ut en papirfaktura? Vi pleier å dele kostnadene ved fakturering inn i direkte, indirekte og skjulte kostnader. 

De direkte kostnadene er de enkleste å måle: Tiden det tar å forberede en fakturautsendelse, tid og papir når du skriver ut dokumentet og legger det i en konvolutt, og selvsagt porto. 

De indirekte kostnadene er gjerne vanskeligere å kvantifisere, men vi vil hevde at de ofte er mye større enn de direkte. Det kan handle om fysisk kontakt mellom den som skal sende ut fakturaen og den som skal bekrefte at den underliggende ordren er riktig. Så kommer manuelt arbeid knyttet til kontoavstemming, purring, arkivering og kreditnotaer. Sannsynligvis kan du raskt komme på enda flere eksempler i din bedrift. 

Til slutt har vi de skjulte kostnadene. Den minst skjulte kan være høyere driftskapital enn nødvendig fordi kundene er sene med å betale. Dere kan miste kunder uten å vite det, fordi potensielle kunder ikke vil handle med bedrifter med lav digital modenhet. Ganske sikkert vil fysiske fakturaer føre til flere bokføringsfeil enn digitale formater med direkte knytning mot regnskapet. Og hva kunne dere fått til av forbedret salg, økt produksjon og bedre kundetilfredshet dersom lønnskostnader ble flyttet fra regnskap til «den spisse enden» av bedriften? 

Ikke gå i fakturafellen

En faktura har sin opprinnelse i ordreinngangen. Er ordreinngangen og leveringsprosessen rotete og lite størmlinjeformet så påvirker det kundens håndtering av fakturaen. Mange krangler på fakturaen, det er fordi bedriften ikke har gode nok rutiner før kreditten innvilges gjennom en faktura. 

Det er viktig å skille mellom forbrukerkjøp og næringskjøp. Betingelser og rettigheter som knyttes til salget er derfor avgjørende for dine rettigheter til å kreve betalt for en utstedt faktura. En faktura er i prinsippet kun en påstand om at debitor skylder deg og ditt firma et beløp. De fleste betaler det som er avtalt, men stadig flere spekulerer i dårlige rutiner hos bedrifter. 

Skal man gi kreditt er det derfor viktig å ha kontroll på hva som skjer før faktura genereres. Vi i Adb Regnskap AS har lang erfaring med å gjennomgå rutiner med dette for våre kunder, slik at de slipper å bruke mye tid på faktura som ikke blir betalt. 

Viktigheten av å ha sendt faktura på betryggende måte!

Mange bruker mye tid på kunder som hevder de ikke har mottatt faktura. Vær nøye når du registerer kunden i kundekartoteket. Her er roten til mange feil at det slurves i registreringsprosessene. 

Videre er det et tips å bruke ditt firmadomene som avsender, ved elektronisk utsendelse som pdf eller link. Dersom mottaker får en pdf fra en ukjent avsender (f.eks. invoice@tripletex.no eller lignende) er det stor risiko for at fakturaen ender opp i spam-mappa. Spesielt om mottaker benytter internasjonale e-posttjenester som Gmail og Hotmail, Yahoo etc. som ivrig rydder opp i innboksen.

Dernest bør du sikre deg at det er mottakers ansvar å se etter dine fakturaer. Du kan legge inn en linje i avtaler og/eller ordrebekreftelser om at fakturaer (dersom kunden ikke kan motta EHF) sendes per e-post, og at det er kundens ansvar å godkjenne en spesifisert e-post-avsender, slik at fakturaer ikke havner i søppelmappa.

Skybasert fakturering: Mange håndfaste fordeler 

Tripletex er et eksempel på et skybasert regnskapssystem. Det innebærer at verken du som bedrift eller regnskapsfører installerer et program lokalt på PC eller server. I stedet jobber du i programmet direkte på nett. Dette har noen klare fordeler selv for mindre bedrifter. 

Du får raskere oppdateringer. Ja, når du ikke installerer programmer lokalt, så er det utvikleren som oppdaterer programvaren hos seg. Da skjer den automatisk for deg og for regnskapsfører. Det gjør det i praksis rimeligere, fordi de kan gjøres uten lokale konsulenter.

Også sikkerheten forbedres. Leverandørene av skylagring, som brukes til lagring og prosessering av SaaS-aktørene (Software as a Service), har sterk sikkerhet som en viktig del av sitt kundeløfte. De blir så godt som aldri utsatt for datainnbrudd, hacking og tap av data. De oppfyller sertifiseringer som setter svært høye krav til sikkerheten, og som de fleste bedrifter bare kan drømme om å oppfylle på egenhånd.

Stabiliteten i skyen er ledende. Oppetiden er nesten 100 prosent, med stabil ytelse. Skyen gir også raskere skalering når dere vokser og fakturerer mer og alt skal lagres. For å si det sånn, det blir aldri verken trangt eller fullt i skyen. 

Fakturere selv eller la andre gjøre jobben?

Når du velger å føre regnskapet i Tripletex, kan du veldig enkelt gjøre faktureringen selv. Eller du kan la regnskapsfører gjøre jobben og fortsatt ha full kontroll til enhver tid på innbetalinger. 

Du bestemmer selv hvordan du vil samarbeide med regnskapsfører. I ADB Regnskap har vi håndverkere, rådgivere, leger, tannleger, entreprenører og andre som fakturerer selv – og vi har andre i samme bransjer som velger å la oss gjøre jobben. Daglig leders personlige ønsker og preferanser pleier å være styrende. 

Er du klar for en prat om hvordan bokføring og fakturering best kan gjøres i din bedrift?